Administrative Assistant (m/w/d)

Where your expertise is needed

AUTODOC PRO ist mehr als eine Dienstleistung. Es ist eine neue Art, mit Kfz-Profis in Kontakt zu treten, und bietet eine vollständig integrierte Lösung, die Produktverfügbarkeit, nahtlose Lieferung und eine persönliche Note umfasst. Durch das Angebot von A-Marken-Premiumteilen zu wettbewerbsfähigen Preisen und einem engagierten Team von Service-Agenten ermöglichen wir Werkstätten, ihre Abläufe zu optimieren, die Rentabilität zu steigern und den Kundenservice zu verbessern.

What we’re looking for

AUTODOC PRO sucht einen Administrative Assistant (m/w/d), die dem AUTODOC PRO Head of DACH unterstellt ist und umfassende administrative Unterstützung bietet, um einen effizienten Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

Die Position erleichtert die nahtlose Kommunikation und Koordination zwischen HR, Managern und anderen Abteilungen. Sie gewährleistet außerdem eine effektive Verwaltung der Teamressourcen, der Ausrüstung und der Feedbackkanäle.

Standort: The Squaire, 60549 Frankfurt am Main

Aufgabenbereich:

• Unterstützung des Fuhrparkteams bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.

• Verwaltung und Überwachung der Teamausrüstung

• Bedarfsermittlung, Beschaffung und Bestandsverwaltung von Arbeitskleidung und -ausrüstung für das Team.

• Koordination und ordnungsgemäße Verfolgung von Mietplänen für Fahrzeuge und deren Nutzung.

• Verwaltung und Aushändigung von Tankkarten.

• Pflege und Aktualisierung von Fahrzeug- und Dokumentendaten

• Koordination von Terminen und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.

• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Auswertungen.

• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben.

•  Verfolgung der Einstellungsprozesse, indem Sie eng mit Personal- und Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um eine zeitnahe und effektive Einstellung sicherzustellen.

Berufsqualifikationen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder vergleichbare Berufserfahrung.

• Berufserfahrung (2+ Jahre) in Verwaltung oder Assistenz, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.

• Kenntnisse im Flotten- oder Bestandsmanagement wünschenswert.

• Erfahrung mit MS Office und grundlegender Datenbankverwaltung.

• Kommunikationsstärke in Deutsch (C2) und Englisch (B2).

• Organisationstalent und Detailgenauigkeit.

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und flexibel auf Geschäftsanforderungen zu reagieren.

• Eigenständige Arbeitsweise mit einer proaktiven Denkweise.

Perks at work

Benefits:

• Wettbewerbsfähige Gehälter basierend auf Ihrer Berufserfahrung

• Schnell wachsendes internationales Unternehmen mit stabiler Anstellung

• 30 Tage Jahresurlaub und 1 zusätzlicher freier Tag an Ihrem Geburtstag

• Mental Wellbeing Program – die Möglichkeit zur kostenlosen psychologischen Beratung für Sie und Ihre Familienmitglieder, 24/7-Hotline und online Sitzungen

• AUTODOC Firmenrabatt (1.080 Euro pro Jahr) zur Bestellung von Teilen für den Eigenbedarf zu Sonderpreisen

• Einzelhandelsrabatte von bis zu 75 % auf Reisen, Technologie, Mode und vieles mehr

• Aufstiegsmöglichkeiten, Weiterbildungen (über 650 Kurse zu Soft- und Hard Skills auf unserer E-Learning-Plattform) und Coaching

• Kostenlose Englisch- und Deutschkurse

• Flexible Arbeitszeiten und Hybridarbeit

• Empfehlungsprogramm mit attraktiven Anreizen