Von 90 auf 45 Minuten: Beschleunigung der grenzüberschreitenden Zollabfertigung
Bei AUTODOC suchen wir stets nach Möglichkeiten, unsere Abläufe zu optimieren und unsere Kundenversprechen schneller einzulösen. Wir freuen uns sehr, Ihnen heute eine beeindruckende Erfolgsgeschichte unseres Customs and Trade Compliance Teams präsentieren zu dürfen, das kürzlich unsere Exportprozesse revolutioniert und die grenzüberschreitende Zollabfertigung um unglaubliche 50 % beschleunigt hat! Hier erfahren Sie, wie Teamarbeit, Innovation und die eigenverantwortliche Verwaltung unserer Daten zu diesem wichtigen Meilenstein geführt haben.
Die Herausforderung: Wenn komplexe Zollverfahren auf hohe Versandmengen im E-Commerce treffen
Unsere Kund:innen schätzen unsere schnelle Lieferung, doch die Zollvorschriften für Exporte in Nicht-EU-Länder wie die Schweiz, Norwegen und das Vereinigte Königreich erfordern äußerste Präzision. Wie lässt sich beides unter einen Hut bringen, wenn das Sortiment aus sage und schreibe einer Million Artikeln besteht? Genau darin lag unsere größte Herausforderung: Wir mussten einen Weg finden, die strengen gesetzlichen Bestimmungen vollständig einzuhalten, ohne dass bürokratische Hürden unsere Lieferketten verlangsamen. Wir brauchten einen Prozess, mit dem diese Millionen von Artikeln nicht nur unter vollständiger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sondern auch völlig reibungslos und blitzschnell über die Grenzen transportiert werden konnten.
Bisher haben wir uns bei der Abwicklung unserer Ausfuhranmeldungen auf externe Zollagent:innen verlassen. Doch als unser Versandvolumen wuchs, konnte diese Vorgehensweise unseren Anforderungen an Geschwindigkeit und Transparenz nicht mehr gerecht werden. Man stelle sich nur einmal das schiere Ausmaß unseres täglichen Betriebs vor:
- Ein einzelner Lkw kann zwischen 900 und 1500 Pakete transportieren.
- Dies führt dazu, dass pro Lkw mehrere Ausfuhranmeldungen erstellt werden müssen.
- Jede einzelne Ausfuhranmeldung kann aus bis zu 999 Positionen bestehen.
Um unsere Lieferkette aufrechtzuerhalten, benötigten wir eine umfassende Rückverfolgbarkeit auf der Ebene der Exportdokumente sowie ein System, das für den E-Commerce mit hohem Versandvolumen ausgelegt ist.
Die Lösung: Fachwissen ins eigene Haus holen
Anstatt uns durch die Einschränkungen von Zollagent:innen ausbremsen zu lassen, haben wir beschlossen, das Steuer selbst in die Hand zu nehmen. Wir haben unsere Exportabläufe in Polen zentralisiert und die Erstellung unserer Ausfuhranmeldungen mithilfe der Software AEB Customs Management ins eigene Haus verlagert.
Dies stellte eine umfassende, abteilungsübergreifende Umstrukturierung dar. Teams aus den Abteilungen Customs, Transportation, Supply Chain, Sourcing und Customer Communication arbeiteten gemeinsam daran, unsere gesamten internen Abläufe zu überprüfen und zu optimieren.
Im Rahmen der Einführung stellte das Team die neue Struktur sogar der örtlichen polnischen Zollstelle vor. Die Resonanz war überwältigend positiv und ebnete den Weg für eine noch engere Zusammenarbeit mit den örtlichen Behörden.
Das Ergebnis: 50 % schneller und bereit für die Zukunft
Mit der Einführung für Norwegen und die Schweiz hat sich die harte Arbeit sofort ausgezahlt. Indem wir die Abwicklung unserer Ausfuhranmeldungen selbst in die Hand genommen haben, konnten wir beeindruckende Ergebnisse erzielen:
- Die Abfertigungszeiten für den Export sanken für beide Routen von rund 90 Minuten auf 45 Minuten.
- Wir haben nun Echtzeit-Transparenz über den Status der Exporte und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Ausfuhranmeldungen.
- Wir haben die E-Mail-Kommunikation mit den Zollagent:innen abgeschafft und unser Transportation Operations Team hat sich der Herausforderung gestellt, zusätzliche Verantwortung übernommen und neue Kompetenzen erworben. Sie sind alle großartig und Sie können sehr stolz auf sich sein.
Wie geht es nun weiter?
Dieses Projekt hat einen neuen Maßstab für die Abwicklung von Zollvorgängen bei AUTODOC gesetzt. Das Team bereitet sich bereits auf die Einführung des britischen B2C-Ablaufs, die Migration des britischen Lagers sowie die API-Integration vor.
Herzlichen Glückwunsch an alle, die dieses Projekt vorangetrieben haben. Sie haben bewiesen, dass wir alle Hindernisse überwinden können, wenn wir teamübergreifend zusammenarbeiten!