Die Schattenarmee – ständig in Bewegung

Der menschliche Körper ist ein leistungsstarker Mechanismus für die wichtigsten Lebensprozesse. Fit und aktiv zu bleiben und den Körper in gutem Zustand zu halten, ist seit vielen Hunderttausenden von Jahren eine Überlebensgarantie sowie das Fundament für die Entwicklung der Menschheit.

Genau wie der körperliche Zustand für Menschen von Bedeutung ist, muss eine Organisation in der Produktion oder im Dienstleistungsbereich ihre Lager ständig in Bewegung und in tadellosem Zustand halten. Im Lager finden die wichtigsten Geschäftsprozesse statt. Hier werden die wesentlichsten „Lebensprozesse“ der Organisation vollzogen, die das Wesen der geschäftlichen Existenz definieren. Die beiden strategischen Facility- und Instandhaltungs-Teams sind dafür verantwortlich, diesen exzellenten Zustand zu bewahren. Sie sind wie eine Armee, für die jeder technische Defekt zu einem Feind wird und deren wohlwollende Mission der Verteidigung vorschreibt, alles zu tun, um den Fortbestand des Sieges zu sichern.

In einem früheren Artikel haben wir die Steuerung der logistischen Prozesse mit den Regeln eines Tetris-Spiels verglichen, das von den Teilnehmer:innen verlangt, schnell, effizient und effektiv auf Situationen zu reagieren, die am Markt entstehen. „Ich spiele ganz gezielt auf diesen Vergleich an, weil ich darauf hinweisen möchte, dass dieses Tetris in eine bestimmte Box mit einem spezifischen Rahmen eingebettet ist, die das Fundament und den Hauptbereich bildet, in dem sich alles abspielt. Wir sind es, das heißt die Abteilung für Facility Management und Instandhaltung, die diese Box erschaffen, welche einen geplanten, organisierten und stabilen Raum für Aktivitäten aller Art bietet. Unsere Aufgabe ist es, zu den strategischen Zielen des Unternehmens beizutragen, indem wir die Ressourcen auf eine gesteigerte Produktion ausrichten.“, sagt Krystian Engler, Technical Director (PL).

„Warum haben wir die Instandhaltungsabteilung die Schattenarmee genannt? Weil sie im Hintergrund der Kernprozesse und Fachabteilungen arbeitet. Wenn ihre Arbeit auf höchstem Niveau erledigt wird, läuft alles reibungslos und perfekt, und auf lange Sicht kann fälschlicherweise der Eindruck entstehen, sie seien überflüssig. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein! Ich sehe da eine gewisse Analogie zu Ärzt:innen der traditionellen chinesischen Medizin, die nur bezahlt wurden, wenn eine Person gesund blieb. Ist das nicht ein schönes Prinzip? Genauso verhält es sich mit der Instandhaltungsabteilung. Wenn alles funktioniert und scheinbar nichts passiert, bedeutet das, dass wir ein großartiges Team haben, das uns Arbeit von höchster Qualität liefert. Die Qualität der Instandhaltungsabteilung bemisst sich daher am Ausbleiben von Notfällen, dem Fokus auf die Reduzierung der TCT (Total Cycle Time) und der Umsetzung einer prädiktiven Strategie.“, sagt Hubert Walczak, Supply Chain Strategy Director.

INSTANDHALTUNG

Die Hauptaufgabe der Instandhaltungsabteilung besteht darin, die Kontinuität der Logistikprozesse in den Lagern durch den Einsatz von Automatisierung, Maschinen und anderen Arbeitsmitteln sicherzustellen.

Heutzutage umfasst Instandhaltung weit mehr als nur Fehlersuche, Wartung und die Inspektion von Maschinen und Anlagen. Vor allem gewährleistet sie eine hohe Einsatzbereitschaft sowie die reibungslose Abwicklung von Produktionsaufträgen. Zudem liegt es in der Verantwortung der Instandhaltungsverantwortlichen, eine Instandhaltungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen.

Die Instandhaltungsabteilung ist eine der wichtigsten Abteilungen in unserem Unternehmen. Warum sind wir dieser Meinung? Wenn Anlagen und automatisierte Prozesse ausfallen, kann dies enorme finanzielle Verluste und Stillstandzeiten für teilweise Hunderte von Mitarbeiter:innen bedeuten. Jede Stunde, in der das Lager nicht in Betrieb ist, bedeutet Verluste in Höhe von Hunderttausenden von Euro sowie eine Schädigung des Rufs des Unternehmens durch Lieferverzögerungen an die Kund:innen.

„Ungeplante Stillstandzeiten erfordern den Austausch von Teilen oder sogar die Modifikation eines gesamten Prozesses. Daher muss die Abteilung in ständiger Alarmbereitschaft sowie strategisch und technisch auf verschiedene Notsituationen vorbereitet sein. Die Effizienz und Servicequalität dieser Abteilung hat somit einen direkten Einfluss auf die Effizienz und Leistung all unserer Lager. Die wichtigste Strategie für die Instandhaltungsabteilung ist jedoch die Prävention statt reaktiver Maßnahmen. „Es ist besser, Geld und Zeit in die geplante Wartung zu investieren, als die gigantischen Kosten von Ausfällen und den Stress der Mitarbeiter:innen zu tragen.“, sagt Krzysztof Wiśniewski, Leiter der Instandhaltungsabteilung.

Die Abteilung arbeitet in zwei Schichten und passt sich den Arbeitszeiten der Lager an. Bei Arbeitsantritt folgt jede:r Mitarbeiter:in dem Verfahren zur Aufgabenübergabe durch die Vorgänger:innen der vorangegangenen Schicht. Die Kenntnis der aktuellen Situation der Abteilung ist entscheidend für die tägliche Arbeit des Teams sowie für die Sicherheit aller Lagermitarbeiter:innen und der Automatisierungssysteme. Jedes Teammitglied muss genau darüber im Bilde sein, was im Lager passiert. Eine effiziente Kommunikation ist daher unerlässlich.

Alle Tätigkeiten des Instandhaltungspersonals werden durch ein System verbindlicher Verfahren geregelt, um eine Ausführung der Aufgaben auf höchstem Qualitätsniveau sicherzustellen. Diese basieren auf der Norm ISO 9001.

Als Instandhaltungstechniker:in beschäftigte Mitarbeiter:innen sind Teil eines größeren Teams und arbeiten daher mit anderen Spezialist:innen zusammen. Aufgrund der Art ihrer Pflichten führen sie diese stationär aus. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sie Tätigkeiten kombinieren, die typischerweise mit körperlicher Arbeit (direkt an den Maschinen) und Büroarbeit (Erstellung von Dokumenten und Berichten) verbunden sind.

WIE SIEHT DIE ARBEIT IN DER INSTANDHALTUNGSABTEILUNG AUS?

Einerseits gibt es die routinemäßigen, arbeitsintensiven täglichen Aufgaben, die Teil der präventiven Prozesse sind. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter:innen jedoch darauf vorbereitet sein, unter Zeitdruck und hoher Belastung zu arbeiten. Zu den Hauptaufgaben in dieser Abteilung gehören: der Austausch von Automatisierungsrollen, Sensoren, Getriebemotoren und Antriebsriemen, das Justieren von Sensoren und Scannern, das Beseitigen von Blockaden auf Förderbändern, das Schmieren von Lagern sowie die direkte Zusammenarbeit mit Automatisierungslieferanten.

„Ich schätze das Vertrauen sehr, das mir die Führungskräfte von AUTODOC entgegengebracht haben, die meiner Erfahrung gegenüber immer sehr respektvoll waren. Ich hatte nie das Gefühl, bei meiner Arbeit unter zu großem Druck zu stehen oder kontrolliert zu werden. Stattdessen wurde ich immer als Partner behandelt, und man hat mir Vertrauen in meine Fähigkeiten geschenkt. Das ist es, was mir Flügel verleiht und den Raum gibt, eine Vision von Zielen zu entwerfen, die im Einklang mit den Ansprüchen meines Berufs steht. Dies ist das erste Unternehmen, in dem ich einen beratenden Führungsstil erlebt habe, bei dem berufliche Beziehungen auf gegenseitigem Verständnis und Respekt basieren.“, sagt Krzysztof Wiśniewski, Leiter der Instandhaltungsabteilung.

Die Instandhaltungsabteilung verwaltet zudem ein virtuelles Ersatzteillager, das den realen Bestand an Komponenten widerspiegelt, die für den Einsatz in Notfällen bereitgehalten werden und für die Sicherung der Instandhaltung notwendig sind. Aktuell umfasst dieses Lager etwa 700 Artikel. Das Team verfügt außerdem über Wärmebildkameras, die dabei helfen, Stellen mit Reibung und Überhitzung an Automatisierungskomponenten sowie Bereiche zu lokalisieren, die potenzielle Ausfallpunkte darstellen könnten.

FACILITY MANAGEMENT

Das Facility Management umfasst die Verwaltung aller Lagerstandorte, der darin befindlichen Ausrüstung sowie der Infrastruktur, aus der die Anlagen bestehen.

Die Funktionen dieser Abteilung sind hochgradig interdisziplinär, und ihre Kompetenzen sind eng mit der Fähigkeit verbunden, innerhalb der gesamten Organisation zu agieren, statt lediglich die Belange eines unterstellten Teams von Mitarbeiter:innen zu verwalten, die die Lageranlagen überwachen.

„Wir betrachten unsere Arbeit als eine Art Mission. Wir sind uns bewusst, dass der reibungslose Betrieb aller Elemente der technischen Infrastruktur der Lager, die Kontinuität der Prozesse und die Sicherheit anderer Menschen jeden Tag von uns abhängen. Unser Hauptaugenmerk liegt stets auf der Gesundheit, Sicherheit und dem Komfort der Nutzer:innen der Anlagen. Die rechtzeitige Wartung aller Systeme und Installationen ist extrem wichtig für das Wohlbefinden der Gebäudenutzer:innen.“, sagt Michał Kieruczenko, Facility Manager.

„Das Interessanteste an unserer Arbeit ist, dass unsere Aufgaben interdisziplinär sind. Man muss über Kenntnisse und Fähigkeiten aus vielen verschiedenen Fachgebieten verfügen, darunter Elektrik, Schreinerei, Sanitärtechnik, Schlosserei, Alarmsysteme, Brandschutzsysteme, Steuerungstechnik usw. Jeder Arbeitstag ist überraschend und interessant. Langeweile ist etwas, das meine Eigeninitiative bremst, und hier ist es definitiv spannend. Außerdem habe ich den Freiraum, in dem ich mein Potenzial entfalten und verwirklichen kann. Ich schätze auch den Wissensaustausch innerhalb unseres vielfältigen Teams sehr. Wir haben oft Situationen, in denen wir uns, genau wie in einer echten Armee, auf unsere Partner:innen verlassen müssen. Wir müssen Vertrauen zueinander und in die Fähigkeiten der anderen haben. Das ist ein unschätzbarer Wert. Wir unterstützen uns gegenseitig sehr. Das ist nicht in jedem Unternehmen der Fall.“, sagt Kamil Chwałek, Facility Maintenance Technician.

Modern commercial real estate requires the facility management department to coordinate many processes. Its task is not only to keep the infrastructure in working order, but also to improve quality and plan technical solutions that will ultimately increase the efficiency of the business.

WOFÜR IST DAS FACILITY MANAGEMENT VERANTWORTLICH?

– Sicherstellung der Bedingungen, die das Arbeiten ermöglichen, z. B. Strom, Beleuchtung, Wasser, Gas

– Aufrechterhaltung der technischen Effizienz und Sicherheit der Arbeitsplätze

– Inspektion von Toren, Leitern, Gabelstaplern, Hochregalen, Mezzaninen sowie Lüftungs- oder Klimaanlagen

– Überwachung von Gebäudeinspektionen für den Bau- und andere Sektoren

– Teilnahme an technischen Projekten, z. B. Bau oder Umbau von Lagerhäusern

Vorbereitung der Gabelstaplerfahrer:innen auf ihre Arbeit (Durchführung von allgemeinen Schulungen und Unterweisungen am Arbeitsplatz sowie Präventionsverfahren zu Gesundheitsschutz und Sicherheit)

„Das bedeutendste Phänomen in unseren Organisationsstrukturen ist das Fehlen starrer, rein formaler Protokolle sowie die kurzen Wege zwischen den Mitarbeiter:innen und den Führungskräften. Dies verbessert die Kommunikation spürbar und hebt sie auf ein höheres Niveau, während es gleichzeitig die Arbeitsatmosphäre familiärer und unbeschwerter macht. Das steigert die Effizienz des gesamten Teams, da sich jede:r Mitarbeiter:in direkt für die eigenen Aufgaben verantwortlich fühlt. Die Arbeit ist anspruchsvoll und erfordert manchmal schnelles Handeln, aber da im Team alle gut aufeinander eingespielt sind und wir uns hervorragend verstehen, führt unsere Zusammenarbeit zu großartigen Ergebnissen.“, sagt Sebastian Ligęza, Teamleiter Building Maintenance.

Aus Sicht des Facility Managements hat eine rechtzeitige Wartung entscheidende Auswirkungen auf den wirtschaftlichen und störungsfreien Betrieb des Unternehmens, was dazu beiträgt, Ausfallzeiten in den Anlagen zu vermeiden. Dies wiederum hat einen direkten Einfluss auf den Arbeitskomfort der Mitarbeiter:innen, verlängert die Lebensdauer der Ausrüstung und verringert Verluste durch gesperrte Lagerflächen. Eine ordnungsgemäß instand gehaltene technische Infrastruktur wirkt sich direkt auf die Gesundheit und Sicherheit der Menschen aus, die an den Standorten von AUTODOC tätig sind.

Die Mitarbeiter:innen der Instandhaltung und des Facility Managements sind außergewöhnliche Fachkräfte. Jeden Tag betreuen sie ein ganzes Portfolio verschiedenster Maschinen und Geräte sowie die gesamte Infrastruktur. Sie müssen täglich anspruchsvolle Pläne erstellen und umsetzen und dabei, wie eine echte Armee, über die Sicherheit und den Zustand der Belegschaft und der ihnen anvertrauten Bereiche wachen. Sie kommunizieren mit einer Vielzahl von Stakeholdern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Zudem sind sie Partner der Produktionsabteilung, was ständige Verfügbarkeit und Unterstützung erfordert. Sie müssen bei technischen Neuerungen immer auf dem Laufenden bleiben und offen für Korrekturen, Veränderungen und Optimierungen sein. Zweifellos sind sie der Kitt, der die hohen Anforderungen des Marktes mit den erstklassigen technischen Kompetenzen innerhalb des Unternehmens verbindet.

Wir hoffen, dass wir mit diesem Artikel die Prozesse und Verantwortlichkeiten verdeutlichen konnten, an denen unsere Mitarbeiter:innen aus den Bereichen Instandhaltung und Facility Management beteiligt sind und die eine grundlegende Voraussetzung für den Betrieb unserer Lagerhäuser bilden. Der nächste Artikel wird sich Themen rund um das Supply Chain Management widmen.