Code of Conduct

Menschenrechte und Umwelt

Wir sind uns unserer unternehmerischen Verantwortung bewusst: nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung geltender Gesetze und international anerkannter Standards, sondern insbesondere auch zum Schutz der Menschenrechte und der Umwelt im Rahmen unserer eigenen Geschäftsaktivitäten und in unseren globalen Lieferketten. Die Menschenrechte stehen allen zu und wir dulden keine Menschenrechtsverletzungen in irgendeiner Form. Die Grundsätze von AUTODOC werden in diesem Code of Conduct vermittelt, den alle Mitarbeitenden und Geschäftspartner*innen von AUTODOC befolgen müssen. AUTODOC erwartet von seinen Mitarbeitenden und Geschäftspartnern/Geschäftspartnerinnen, dass sie sich in ihrer täglichen Arbeit für die Menschenrechte einsetzen und die geltenden Standards und Gesetze einhalten.

Gesetze und fairer Wettbewerb

AUTODOC befolgt die geltenden lokalen, nationalen und internationalen Regeln, Vorschriften und Gesetze sowie die eigenen hohen ethischen Standards. AUTODOC pflegt faire Geschäftsbeziehungen und erwartet von seinen Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen, dass sie mit der gleichen Integrität handeln. Wir beteiligen uns nicht an ungesetzlichen Kartellabsprachen, Marktmanipulationen, Insiderhandel oder anderen unlauteren Geschäftspraktiken und agieren auf den Finanzmärkten in Übereinstimmung mit den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

Datenschutz

Die Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit ist für alle Mitarbeitenden von AUTODOC selbstverständlich und eine gemeinsame Aufgabe. Mit den personenbezogenen Daten unserer Kund*innen, Mitarbeitenden und Nutzer*innen gehen wir verantwortungsvoll und sorgfältig um. AUTODOC verarbeitet personenbezogene Daten transparent und ausschließlich im Rahmen unserer Befugnisse. Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie gelöscht oder anonymisiert. AUTODOC kommt den Löschungsanfragen der betroffenen Personen unverzüglich nach.

Einhaltung von Handelsvorschriften

Der Handel mit Waren, Dienstleistungen und Technologien wird durch nationale und internationale Gesetze geregelt. Beim grenzüberschreitenden Kauf oder Verkauf von Produkten, Dienstleistungen und Technologien befolgt AUTODOC die Handels- und Zollgesetze. Dies beinhaltet die Einhaltung der geltenden Handelsembargos, Sanktionen, Zoll-, Import- und Exportbestimmungen. Alle Importe und Exporte müssen gegenüber den Behörden korrekt und transparent deklariert werden. Die Rechtmäßigkeit von Import- und Exportgeschäften muss vorab von den für den Außenhandel zuständigen Fachleuten auf der Grundlage der geltenden Vorschriften geprüft werden.

Bekämpfung von Geldwäsche

AUTODOC verpflichtet sich, alle geltenden Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche einzuhalten. Unter Geldwäsche versteht man die Verschleierung der Herkunft von kriminellen Geldern oder Vermögenswerten, um den Anschein zu erwecken, dass sie aus einer legalen Quelle stammen. Ein wesentlicher Bestandteil der Vorkehrungen zur Bekämpfung von Geldwäsche ist die Due-Diligence-Prüfung von Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen zur Identifizierung von Gegenparteien, die ordnungsgemäße Führung von Finanzunterlagen und die kontinuierliche Überwachung der Zahlungsvorgänge.

Korruptionsbekämpfung

Die unrechtmäßige Gewährung von Vorteilen an Dritte, wie z. B. Amtsträger*innen oder Mitarbeitende privater Unternehmen, ist bei AUTODOC untersagt (außer im Falle eines gesetzlichen Notstandes zum Schutz des Lebens, der Gesundheit oder der persönlichen Freiheit von Mitarbeitenden). Diese Regel gilt unabhängig davon, wer, in welchem Teil der Welt oder warum jemand solche Vorteile gewähren möchte. Das Korruptionsverbot bedeutet auch, dass die Mitarbeitenden von AUTODOC keine persönlichen Vorteile im Zusammenhang mit den Geschäftsaktivitäten von AUTODOC fordern, annehmen, anbieten oder gewähren dürfen.

Due-Diligence-Prüfung von Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen

Integrität beginnt bei uns und wird auch von unseren Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen erwartet. Wir befolgen die geltenden Gesetze, die unsere Geschäftsaktivitäten betreffen, und halten uns an hohe ethische Standards. Das Gleiche erwarten wir von allen, die mit uns Geschäfte machen. Um diese Anforderungen zu erfüllen und um das Risiko zu verringern, in illegale Aktivitäten oder negative Publicity verwickelt zu werden, müssen wir wissen, mit wem wir Geschäfte machen. Dazu gehören unsere Kund*innen, Vertreter*innen, Lieferanten und andere Geschäftspartner*innen. Alle unsere Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen müssen mit Sorgfalt ausgewählt werden.

IT-Sicherheit

Als führendes E-Commerce-Unternehmen haben der Schutz unserer IT-Systeme und die Sicherheit von Geschäfts- und Kundendaten für uns oberste Priorität. Deshalb halten wir uns über die neuesten Entwicklungen auf diesem Gebiet auf dem Laufenden und wenden strenge Regeln und Prozesse an, um unser Unternehmen, unsere Partner*innen und unsere Kund*innen vor Cyberangriffen zu schützen.

Finanzberichterstattung

Unsere Finanzberichterstattung erfolgt in Übereinstimmung mit lokalen und internationalen Rechnungslegungsstandards und spiegelt die aktuelle Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von AUTODOC wider. Darüber hinaus werden Steuern und steuerähnliche Abgaben gemäß den geltenden Gesetzen ausgewiesen und gezahlt.

Produktsicherheit und Qualität

Produktsicherheit und Qualität haben bei AUTODOC oberste Priorität. Wir haben Standards entwickelt, um unseren Kunden und Kundinnen sichere und hochwertige Produkte zu bieten. Wir gehen jedem Hinweis auf Mängel mit größter Sorgfalt nach und arbeiten kontinuierlich an der Weiterentwicklung und Optimierung unseres Angebots von Millionen von Produkten.

Wir bei AUTODOC sind davon überzeugt, dass wir unseren Erfolg unseren Mitarbeitenden zu verdanken haben. Deshalb ist es für uns so wichtig, ein sicheres, gesundes und positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle unsere Mitarbeitenden wohlfühlen und entfalten können. Dazu gehört auch eine Arbeitsumgebung, die alle einschlägigen Arbeitsschutzbestimmungen erfüllt. Wir sind ein Arbeitgeber, der nicht nur ein positives Arbeitsumfeld, sondern auch Raum für persönliche Entwicklung bieten möchte. Das bedeutet, dass wir die Vielfalt fördern und sicherstellen, dass die Rechte aller Menschen respektiert werden.

Konkret bedeutet dies Folgendes:

• Wir gehen fair und respektvoll miteinander um, unabhängig davon, woher die andere Person kommt, wie alt oder jung sie ist, woran sie glaubt, welches Geschlecht sie hat oder wen sie liebt.
• Wir integrieren Menschen mit Behinderungen und stellen sicher, dass sich alle Mitarbeitenden als gleichberechtigte Mitglieder des AUTODOC-Teams fühlen können.

Als internationales Unternehmen profitieren wir enorm von der Vielfalt und dem Erfahrungsschatz, den unsere Mitarbeitenden mitbringen. Deshalb fördern wir die Vielfalt und respektieren kulturelle Unterschiede.

Wir pflegen auch bei Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten einen respektvollen Umgang miteinander.

Was von allen Mitarbeitenden erwartet wird:

• Professionelles und ethisches Verhalten
• Einhaltung der in diesem Code of Conduct festgelegten Grundsätze
• Meldung von Verstößen gegen die Grundsätze des Code of Conduct über die in diesem Dokument definierten Kanäle

Besondere Anforderungen für Führungskräfte und Mitarbeitende mit Führungsaufgaben:

• Vorbildfunktion und Botschafterrolle insbesondere in Bezug auf den Code of Conduct
• Unterweisung und Anleitung der Mitarbeitenden zur Einhaltung des Code of Conduct
• Rücksprache mit den lokalen Personalverantwortlichen oder dem Compliance Office Berlin bei potenziellen Verstößen gegen den Code of Conduct.

Schutz von Eigentum, Unternehmensvermögen und vertraulichen Daten

Das Eigentum von AUTODOC sowie unseren Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen darf nicht zum persönlichen Vorteil oder zum persönlichen Vorteil Dritter verwendet werden.

Wir alle sind für den Schutz des Eigentums von AUTODOC verantwortlich. Dies schließt Folgendes ein:

• Lagerbestände: zum Beispiel Auto-, Motorradteile und Zubehör
• Grundstücke und Immobilien sowie die dazugehörige Ausstattung
• Fahrzeuge
• Tägliche Arbeitsmittel, wie Werkzeuge und technische Geräte aller Art
• Computer, Laptops, IT-Systeme, Telefone
• Informationen und finanzielle Mittel
• Geistiges Eigentum und Marken

Die private Nutzung von Firmeneigentum ist nur nach Maßgabe der jeweiligen individuellen oder betrieblichen Regelungen und/oder der betrieblichen Praxis zulässig. Dies gilt auch für Know-how und die Kenntnis vertraulicher Informationen, die nicht ohne vorherige Prüfung und Genehmigung weitergegeben werden dürfen. Unsere Mitarbeitenden und unsere Geschäftspartner*innen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Informationen über und von AUTODOC dürfen nur an autorisierte externe und interne Empfänger und Empfängerinnen weitergegeben werden.

Zuverlässigkeit und Transparenz

AUTODOC fördert eine Kultur der Transparenz, in der Bedenken frei, vertraulich und ohne Angst vor negativen Konsequenzen geäußert werden können. Unsere Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Mitarbeitenden können sich darauf verlassen, dass wir tun, was wir sagen, und sagen, was wir tun. Wir halten unsere Versprechen und verpflichten uns zu Transparenz und offenem Dialog. Dies gilt insbesondere dann, wenn unterschiedliche Meinungen und Interessen abgewogen und in Einklang gebracht werden müssen.

Soziale Medien und das Internet

Die Nutzung sozialer Medien ist ein wichtiger Faktor für unseren Erfolg. Wir legen daher großen Wert auf eine offene, ehrliche und faire Kommunikation. Diese Grundsätze gelten auch für unsere Mitarbeitenden, die wissen, dass AUTODOC keine Diskriminierung, Beleidigungen oder Belästigungen in sozialen Netzwerken duldet. Wir geben auch keine vertraulichen oder personenbezogene Daten über soziale Netzwerke weiter. Wir distanzieren uns klar von politischem Extremismus. Für unser Online-Marketing haben wir strenge Richtlinien entwickelt, die festlegen, in welchen Umfeldern unsere Werbung erscheinen darf und in welchen nicht. Verstöße gegen diese Richtlinien, wie z. B. die Schaltung von Werbung auf extremistischen Websites, werden von der Unternehmensleitung nicht geduldet.

Menschenrechte und Sozialstandards

AUTODOC setzt sich entschieden für die Menschenrechte ein und stellt sicher, dass Sozialstandards definiert und eingehalten werden. Unser Ziel ist es, allen Mitarbeitenden ein sicheres, gesundes und diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld zu bieten, in dem sich alle frei entfalten und gemeinsam wachsen können. Darüber hinaus prüfen wir regelmäßig unsere Lieferanten und Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen und beziehen unsere Produkte nur von qualifizierten (zugelassenen) Partnerunternehmen, die sich zur Einhaltung von Menschenrechten und Sozialstandards verpflichtet haben.
AUTODOC ist sich bewusst, dass bestimmte Rechte aufgrund der besonderen Merkmale der Geschäftsaktivität von AUTODOC im Einzelhandel, in der Automobilbranche und in der Logistik größeren Risiken ausgesetzt sind. Um die Risiken im Zusammenhang mit den Menschenrechten und der Umwelt zu kontrollieren, haben wir ein umfassendes Risikomanagementsystem entwickelt, das die Identifizierung, Analyse und Bewertung von Risiken, die Umsetzung von risikoadäquaten Präventiv-, Abhilfe- und Abschwächungsmaßnahmen sowie die Risikoüberwachung und -berichterstattung umfasst und es uns ermöglicht, unsere Menschenrechtsstrategie jährlich zu überprüfen und anzupassen.

Die Zukunft und die Umwelt

AUTODOC bezieht auch die Interessen zukünftiger Generationen in seine Entscheidungen mit ein. Konkret bedeutet dies Folgendes: Der Schutz unserer Umwelt und der verantwortungsvolle Umgang mit den natürlichen Ressourcen haben für uns oberste Priorität. Wir verpflichten uns, sowohl in unserem Geschäftsbereich als auch in unserer Lieferkette Due-Diligence-Prüfungen in Bezug auf Umweltrisiken durchzuführen. Wir wirtschaften effizient und richten unsere Unternehmensentscheidungen an unserer Nachhaltigkeitsstrategie aus. Dabei berücksichtigen wir die Art und die Risikofaktoren der Geschäftsaktivität und deren mögliche Auswirkungen auf die Umwelt.

Anwendungsbereich des Code of Conduct

Alle sind für ihr Verhalten selbst verantwortlich. Der Vorstand und das Executive Leadership Team sind verpflichtet, das notwendige Umfeld für die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften zu schaffen und angemessene und wirksame Kontrollmechanismen zu unterhalten. Alle Mitarbeitenden sowie alle unsere Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen sind dafür verantwortlich, bei der Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der einschlägigen Gesetze, Richtlinien und dieses Code of Conduct zu handeln. Führungskräfte sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden anzuleiten und ihren Teams ein Vorbild zu sein. Bei der Umsetzung der Regeln des Code of Conduct müssen auch die Geschäftseinheiten in anderen Ländern die jeweiligen nationalen Gesetze und die Kultur des Landes respektieren.

Der Code of Conduct ist die Grundlage für unser tägliches Verhalten in unserem jeweiligen Geschäftsumfeld. AUTODOC hat weitere interne Grundsätze und Richtlinien entwickelt, die sich mit besonderen Risikobereichen befassen, wie z. B.

• die Datenschutzrichtlinie,
• die Export-Compliance-Richtlinie,
• die Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung,
• die Richtlinie zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und
• die Richtlinie zum Kartellrecht.

In diesen und anderen wichtigen Bereichen führen wir auch regelmäßig Schulungen durch. Weitere Anweisungen und standardisierte Arbeitsabläufe sind für die jeweiligen Abteilungen verfügbar. Diese sind im Intranet von AUTODOC zu finden oder können bei der zuständigen Führungskraft angefordert werden.

Entscheidungsfindung

Keine noch so große Anzahl von Regeln und Richtlinien kann jede mögliche Situation oder ethische Frage vorhersehen. In unserem täglichen Arbeitsalltag müssen wir oft entscheiden, ob bestimmte Handlungen angemessen sind oder nicht. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen:

• Basiert meine Entscheidung auf meinem guten Urteilsvermögen, gesundem Menschenverstand und unseren Unternehmenswerten?
• Handle ich im besten Interesse von AUTODOC?
• Entspricht meine Entscheidung den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen sowie den internen Regeln und Vorschriften?
• Sind die Arbeitsabläufe sicher und stellen sie keine Gefahr für Mensch und Umwelt dar?
• Wird das Ansehen von AUTODOC geschützt?

Wenn Sie sich bei der Beantwortung einer dieser Fragen unsicher sind, sollten Sie Ihre Führungskraft, die zuständigen Abteilungen oder das Compliance Office Berlin um Unterstützung bitten.

Meldung verdächtiger Aktivitäten

Der Schlüssel zu unserem Erfolg ist es, ein zuverlässiger, vertrauenswürdiger Partner für Lieferanten, Kund*innen, Mitarbeitende sowie Aktionär*innen zu sein und Risiken zu vermeiden, die unserem Unternehmen schaden könnten. AUTODOC bietet daher Mitarbeitenden und Dritten die Möglichkeit, potenzielle Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien sowie Bedenken hinsichtlich der Menschenrechtspraktiken von AUTODOC zu melden. Whistleblower und Whistleblowerinnen werden geschützt, damit sie keine negativen Konsequenzen und/oder Vergeltungsmaßnahmen befürchten müssen. Alle Meldungen und Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt.

Alle Meldungen werden gründlich überprüft, Verdachtsfälle werden untersucht und gegebenenfalls werden geeignete Maßnahmen ergriffen.

Bitte melden Sie potenzielle Verstöße über die folgenden Kanäle:

1. über die TELL-ME-PLATTFORM, unsere anonyme Whistleblowing-Plattform
2. persönlich durch Kontaktaufnahme mit
   • Joanna Boj, Compliance-Ambassador für Polen und Tschechien
   • Maria Petrova, Compliance-Ambassador für Moldawien
   • Oleksandr Tselevych, Compliance-Ambassador für die Ukraine und Kasachstan
   • Barbara Ferreira, Compliance – Ambassador für Portugal
     
   • Elina Riffel, Compliance – Ambassador für Frankreich
   • dem Corporate Compliance-Team für alle anderen Standorte.
3. Per Post:
   • AUTODOC SE
     Personal/confidential
     Head of Compliance
     Friedrichstraße 111
     D-10117 Berlin

Verstöße und Konsequenzen

Verstöße gegen den Code of Conduct, die Unternehmensrichtlinien und das Gesetz werden nicht geduldet und entsprechend geahndet. Jeder Verdachtsmeldung wird gründlich nachgegangen. Wir alle sind verpflichtet, die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zu kennen und dazu beizutragen, dass auch andere Mitarbeitenden und/oder Kollegen und Kolleginnen sie kennen und befolgen. Alle Führungskräfte sind verpflichtet, mit gutem Beispiel voranzugehen. Die Mitarbeitenden von AUTODOC können sich darauf verlassen, dass AUTODOC bei Verstößen gegen die internen Richtlinien, diesen Code of Conduct oder das Gesetz angemessen reagiert.

Dieser Code of Conduct tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch den Chief Executive Officer von AUTODOC in Kraft und gilt für alle Mitarbeitenden von AUTODOC. Er kann jederzeit ohne Vorankündigung geändert, ergänzt oder widerrufen werden.