Verhaltenskodex für Lieferanten

1.1        Einführung

AUTODOC^[1] führt seine Geschäfte unter Einhaltung der geltenden lokalen, nationalen und internationalen Regeln, Vorschriften und Gesetze sowie unter Wahrung hoher ethischer Standards. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie mit derselben Integrität handeln.

Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten (nachfolgend „Verhaltenskodex“) legt die Erwartungen und Anforderungen von AUTODOC an Lieferanten in Bezug auf geschäftliche Integrität, Arbeits- und Menschenrechte, Gesundheit und Sicherheit aller Arbeitskräfte, Umweltschutz, Sorgfaltspflichten in der Lieferkette sowie Schutz geistigen Eigentums und Produktkonformität fest. Diese Erwartungen basieren unter anderem auf den Rahmenwerken, Leitprinzipien und Leitlinien der Vereinten Nationen (UN), der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) sowie der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) und berücksichtigen darüber hinaus die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und der Europäischen Union (EU).

1.2      Anwendungsbereich

Der Verhaltenskodex gilt für alle Lieferanten bei AUTODOC, einschließlich First-Party-Lieferanten, Drittanbietern und Dienstleistern (zusammen „Lieferanten“).

• First-Party-Lieferanten entwickeln, produzieren oder bieten Produkte an, die unter den AUTODOC-Eigenmarken verkauft werden (Lieferanten von Eigenmarken).
• Drittanbieter bieten Markenprodukte zum Weiterverkauf auf den AUTODOC-Plattformen an (Lieferanten von Nicht-Eigenmarken).
• Dienstleister bieten Dienstleistungen oder nicht zum Weiterverkauf bestimmte Produkte, die den internen Betrieb von AUTODOC unterstützen.

Lieferanten müssen diesen Verhaltenskodex einhalten und angemessene, risikobasierte Maßnahmen ergreifen, um ihre Grundsätze in ihren eigenen Betrieben und gegebenenfalls in ihren Lieferketten umzusetzen. Dies umfasst auch die Zusammenarbeit mit AUTODOC zur Unterstützung der Umsetzung des Verhaltenskodexes sowie die Einrichtung geeigneter interner Verfahren zum Umgang mit relevanten Risiken.

Dieser Verhaltenskodex ist integraler Bestandteil der Lieferantenvereinbarung und wird als dynamischer Link in den jeweiligen Vertrag einbezogen. Im Falle einer Abweichung zwischen diesem Verhaltenskodex und den spezifischen Bedingungen des individuellen Vertrags eines Lieferanten haben die vertraglichen Regelungen Vorrang.

^[1] AUTODOC steht für die Autodoc SE und die mit ihr verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. des deutschen Aktiengesetzes (AktG).

2.1        Einhaltung von Gesetzen

Lieferanten müssen alle geltenden lokalen, nationalen und internationalen Gesetze, Verordnungen und Regeln einhalten und gleichzeitig hohe ethische Standards wahren. Lieferanten müssen Geschäftsbeziehungen fair und mit Integrität führen.

2.2      Korruptions- und Bestechungsbekämpfung

Lieferanten dürfen Dritten, einschließlich Amtspersonen sowie Mitarbeitenden privater Unternehmen, keine unrechtmäßigen Vorteile gewähren, unabhängig von Standort, Umständen oder Absicht. Beschleunigungszahlungen – geringfügige, inoffizielle Zahlungen zur Beschleunigung routinemäßiger Vorgänge – sind strikt untersagt, auch wenn sie nach lokalem Recht zulässig sein sollten.

Lieferanten müssen wirksame interne Kontrollen und Verfahren einführen, um jegliche Form von Korruption zu unterbinden. Dazu gehört auch, dass ihre Mitarbeitenden im Zusammenhang mit Geschäftsaktivitäten, an denen AUTODOC beteiligt ist, keine persönlichen Vorteile anbieten, fordern, annehmen oder gewähren.

2.3      Einhaltung des Kartellrechts und fairer Wettbewerb

Lieferanten dürfen sich nicht an ungesetzlichen Kartellabsprachen, Marktmanipulation, Insiderhandel oder anderen unlauteren Geschäftspraktiken beteiligen. Sie müssen auf den Finanzmärkten in vollständiger Übereinstimmung mit allen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften tätig sein.

2.4      Datenschutz, Privatsphäre und KI

Lieferanten müssen die EU-Datenschutz-Grundverordnung und alle anderen geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten. Sie müssen sorgfältig und verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten umgehen und sicherstellen, dass die gesamte Verarbeitung transparent und auf das notwendige und gesetzlich zulässige Maß beschränkt ist. Personenbezogene Daten müssen gelöscht oder anonymisiert werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Anfragen von betroffenen Personen muss unverzüglich nachgegangen werden.

Lieferanten müssen sich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten oder der Verwendung automatisierter Systeme an verantwortungsvolle KI-Praktiken halten.

2.5      Einhaltung von Handelsvorschriften

Lieferanten müssen alle anwendbaren nationalen und internationalen Handelsgesetze einhalten, einschließlich Handels­embargos, Sanktionen sowie Zoll- und Einfuhr-/Ausfuhrvorschriften. Alle grenzüberschreitenden Vorgänge, die Waren, Dienstleistungen oder Technologien betreffen, müssen rechtmäßig durchgeführt werden.

Lieferanten müssen alle Importe und Exporte genau und transparent bei den zuständigen Behörden deklarieren und sicherstellen, dass qualifiziertes Personal diese Aktivitäten im Voraus gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen bewertet.

2.6      Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Lieferanten müssen alle geltenden Gesetze, Verordnungen und internationalen Standards zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung (CFT) einhalten. Geldwäsche bedeutet, die kriminelle Herkunft von Geldern oder Vermögenswerten zu verschleiern, um sie als legitim erscheinen zu lassen, während Terrorismusfinanzierung die Rückstellung oder Sammlung von Geldern mit der Absicht umfasst, sie zur Durchführung terroristischer Handlungen zu verwenden. Um dies zu verhindern, müssen Lieferanten regelmäßige Risikobewertungen durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren und risikobasierte Kontrollen in angemessenem Umfang umzusetzen. Dazu zählen insbesondere die Sorgfaltspflicht gegenüber Geschäftspartnern, Verfahren zur Kundenidentifikation und Sanktionsprüfung, die ordnungsgemäße Führung von Finanzunterlagen und AML/CFT-Dokumentationen sowie die Überwachung von Kaufabschlüssen und Zahlungsvorgängen, um die Transparenz aller Finanzgeschäfte sicherzustellen.

2.7      Interessenkonflikt

Lieferanten müssen tatsächliche oder vermeintliche Interessenkonflikte im Zusammenhang mit ihrer Rolle als Lieferanten bei AUTODOC vermeiden. Sämtliche Geschäftsentscheidungen sind ausschließlich anhand objektiver Kriterien zu treffen und dürfen nicht durch persönliche Interessen oder Beziehungen beeinflusst werden.

Lieferanten müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden Situationen vermeiden, in denen persönliche, finanzielle oder sonstige Interessen mit ihren beruflichen Pflichten in Konflikt stehen oder zu stehen scheinen, und AUTODOC hierüber unverzüglich informieren.

2.8      Recht des geistigen Eigentums

Lieferanten müssen alle mit AUTODOC verbundenen geistigen Eigentumsrechte sowie die Rechte geistigen Eigentums Dritter wahren. Dies umfasst insbesondere Marken, Designs und Patente sowie Urheberrechte. Lieferanten müssen jede unbefugte Nutzung, Offenlegung oder Weitergabe von vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnissen oder sonstigen geschützten Vermögenswerten vermeiden.

2.9      Produktsicherheit und -qualität

Lieferanten müssen sich strikt an alle geltenden Vorschriften zur Produktsicherheit halten und robuste Maßnahmen zur Qualitätskontrolle umsetzen. Lieferanten sollten Hinweisen auf Produktmängel umgehend und mit größter Sorgfalt nachgehen und die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung des AUTODOC-Produktsortiments aktiv unterstützen, um höchste Kundenstandards zu wahren. Zu diesem Zweck stellen Lieferanten AUTODOC auf Anfrage und bei Bedarf alle relevanten Produktinformationen, Zertifizierungen, technischen Dokumentationen sowie Benutzerhandbücher zur Verfügung, die zur Gewährleistung von Compliance und Sicherheit erforderlich sind.

Darüber hinaus haben Lieferanten sicherzustellen, dass produktbezogene Risiken für Mitarbeitende, Transportpersonal, Nutzer und Nutzerinnen sowie die Umwelt systematisch identifiziert, angemessen gemindert und fortlaufend überwacht werden. Dazu gehört die Bereitstellung aller relevanten Sicherheitsdokumente, Anweisungen zur Handhabung, Sicherheitsdatenblätter (SDB) sowie Hinweise zur ordnungsgemäßen Entsorgung von Materialien wie Ölen, Batterien, Chemikalien und Spraydosen am Ende ihrer Lebensdauer.

2.10    Nachhaltige Geschäftspraktiken

Für AUTODOC sind nachhaltige Geschäftspraktiken ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsbeziehungen. AUTODOC ermutigt Lieferanten, Nachhaltigkeitsprogramme, -initiativen und -schulungen einzuführen und sich nach besten Kräften darum zu bemühen, die in diesem Verhaltenskodex sowie auf der Webseite von AUTODOC zur Nachhaltigkeit verankerten Nachhaltigkeitsaspekte in ihre Geschäftstätigkeit zu integrieren: https://autodoc.group/de/sustainability/.

3.1        Achtung der Privatsphäre, der Würde und der Glaubensfreiheit

Lieferanten müssen die Rechte aller Personen auf Privatsphäre, Familienleben, Wohnung und Korrespondenz respektieren und wahren. Willkürliche oder rechtswidrige Eingriffe in die Würde oder den Ruf einer Person sind ebenso wie entsprechende Angriffe ausdrücklich verboten. Dazu zählen sowohl falsche Tatsachenbehauptungen als auch Werturteile, die geeignet sind, das Ansehen einer Person in der Gemeinschaft zu schädigen, unabhängig davon, ob sie öffentlich oder privat geäußert werden oder ob es sich um direkte Angriffe oder um Handlungen handelt, die mittelbar Schaden verursachen.

Lieferanten müssen auch das Recht auf Gedanken-, Gewissens- und Religionsfreiheit wahren.

3.2      Verbot von Zwangs- oder Pflichtarbeit, Sklaverei und Menschenhandel

Lieferanten müssen alle Formen von Zwangs- oder Pflichtarbeit strikt untersagen. Dazu zählt jede Arbeit oder Dienstleistung, die von Personen unter Androhung von Strafe, Zwang oder Nötigung erbracht wird und nicht freiwillig erfolgt, etwa in Fällen von Schuldknechtschaft oder Menschenhandel.

Alle Formen der Sklaverei, sklavenähnlicher Praktiken sowie des Sklavenhandels sind verboten. Dazu zählen sklavenähnliche Praktiken wie Knechtschaft, extreme Formen wirtschaftlicher oder sexueller Ausbeutung, Machtmissbrauch am Arbeitsplatz sowie jede Form des Menschenhandels. Lieferanten sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese Praktiken auf keiner Ebene ihrer Geschäftstätigkeit oder ihrer Lieferketten vorkommen.

3.3      Verbot von Kinderarbeit

Lieferanten dürfen keine Kinder beschäftigen, die das Mindestalter für eine Beschäftigung unterschreiten. Dieses darf nicht unter dem Alter liegen, in dem die Schulpflicht endet, und keinesfalls unter 15 Jahren, es sei denn, ein niedrigeres Mindestalter ist nach geltendem lokalem Recht in Übereinstimmung mit internationalen Standards zulässig.

Lieferanten müssen die schlimmsten Formen der Kinderarbeit strikt verbieten und sicherstellen, dass solche Praktiken auf keiner Ebene ihrer Geschäftstätigkeit oder ihrer Lieferketten auftreten.

3.4      Gerechte und angemessene Arbeitsbedingungen

Lieferanten müssen für angestellte Arbeitskräfte faire und angemessene existenzsichernde Löhne sowie für Selbstständige und Kleinbauern ein angemessenes Einkommen sicherstellen.  Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorgaben am Beschäftigungsort. Sofern das geltende Recht einen Mindestlohn vorschreibt, zahlt der Lieferanten seinen Mitarbeitenden mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn. Andernfalls richtet sich der angemessene Lohn nach den am Beschäftigungsort geltenden Normen.

Lieferanten müssen sichere und gesunde Arbeitsbedingungen schaffen und aufrechterhalten, einschließlich der Einhaltung der geltenden Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, der einschlägigen EU-Arbeitsschutzrichtlinien sowie anerkannter Standards wie ISO 45001. Lieferanten müssen für alle Mitarbeitenden und Auftragnehmer angemessene Schulungen, persönliche Schutzausrüstung (PSA), Verfahren zur Notfallvorsorge, Unfallmeldungen sowie Maßnahmen zur Gefahrenabwehr sicherstellen.

3.5      Antidiskriminierung, Schutz vor Belästigung und Gleichbehandlung

Lieferanten sind verpflichtet, jede Form der Diskriminierung bei der Beschäftigung aufgrund persönlicher Merkmale wie ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung oder eines anderen geschützten Status zu unterlassen. Lieferanten müssen alle Mitarbeitenden mit Würde und Respekt behandeln und dürfen keine Form von Gewalt, Belästigung, Missbrauch oder Zwang tolerieren. Lieferanten dürfen keine Ungleichbehandlung bei der Beschäftigung vornehmen, es sei denn, eine solche Behandlung ist durch die Anforderungen des Arbeitsplatzes gerechtfertigt. Die Zahlung einer ungleichen Vergütung für gleichwertige Arbeit ist verboten.

3.6      Vereinigungs-, Versammlungs-, Organisations- und Kollektivverhandlungsrecht

Lieferanten müssen das Recht der Mitarbeitenden respektieren, sich frei zusammenzuschließen, zu versammeln, zu organisieren und Gewerkschaften beizutreten oder zu gründen. Lieferanten sind verpflichtet, das Recht der Mitarbeitenden auf Kollektivverhandlungen gemäß den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und internationalen Standards anzuerkennen und zu achten.

3.7      Schutz des Rechts auf Land und Ressourcen

Lieferanten müssen die Rechte von Einzelpersonen, Gruppen und Gemeinschaften auf Land und natürliche Ressourcen respektieren. Dazu gehört insbesondere das Verbot, Land, Wälder oder Gewässer im Rahmen des Erwerbs, der Erschließung oder sonstigen Nutzung unrechtmäßig zu räumen oder zu entziehen. Dazu zählen auch Maßnahmen wie die Abholzung von Wäldern oder der Erwerb von Land, die ohne rechtmäßige Einwilligung oder ein ordnungsgemäßes Verfahren erfolgen und sich negativ auf lokale Gemeinschaften auswirken.

4.1        Allgemeine Verpflichtungen und Einhaltung der Vorschriften

Lieferanten müssen alle geltenden Umweltgesetze, Verordnungen und Standards einhalten, die für ihre Produkte und ihren Betrieb relevant sind. Dazu zählen insbesondere Vorschriften zu Emissionen und Energieverbrauch, Abfallwirtschaft, Gewässerschutz, dem Umgang mit Gefahrstoffen sowie alle erforderlichen Umweltgenehmigungen und Lizenzen. Lieferanten müssen die erforderlichen Nachweise zur Einhaltung der Vorgaben vorhalten und AUTODOC diese auf Anfrage zur Verfügung stellen.

AUTODOC erwartet von seinen Lieferanten eine kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistungen über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus. Lieferanten wird dringend empfohlen, ein formelles Umweltmanagementsystem (EMS) wie ISO 14001 oder einen gleichwertigen anerkannten Standard einzuführen, um ein systematisches Management der Umweltverantwortung sicherzustellen und kontinuierliche Leistungsverbesserungen zu unterstützen.

4.2      Energieverbrauch und Treibhausgasemissionen

Lieferanten müssen alle geltenden Umweltgesetze und -verordnungen einhalten und das Recht auf eine saubere, gesunde und nachhaltige Umwelt respektieren. Von Lieferanten wird erwartet, dass sie die negativen Auswirkungen auf die Umwelt minimieren, indem sie die Nutzung erneuerbarer Energiequellen und energieeffizienter Technologien fördern und sich für die Reduzierung der Treibhausgasemissionen einsetzen.

Lieferanten sind aufgefordert, ihre Treibhausgasemissionen zu erfassen und zu dokumentieren, Reduktionsziele festzulegen, die mit der Science Based Targets Initiative (SBTi) im Einklang stehen, und nachhaltige Praktiken in ihre Betriebsabläufe und Lieferketten zu integrieren.

Von Lieferanten wird erwartet, dass sie die ESG- und Scope-3-Berichtspflichten von AUTODOC unterstützen, indem sie bei Bedarf relevante Umweltdaten (z. B. zu Emissionen, Abfallmengen, Energieverbrauch und Wiederverwertung) bereitstellen und an von AUTODOC initiierten Programmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit mitwirken.

4.3      Umgang mit Gefahrstoffen und Chemikalien sowie Ressourceneffizienz

Lieferanten müssen alle geltenden Vorschriften zum Umgang mit Gefahrstoffen und Chemikalien einhalten, einschließlich REACH, CLP und der EU-Batterieverordnung. Sicherheitsdatenblätter (SDB) müssen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Lieferanten sind verpflichtet, den sicheren Transport, die sichere Lagerung und die ordnungsgemäße Entsorgung von Gefahrenstoffen und -teilen, einschließlich Ölen, Schmiermitteln, Batterien und Spraydosen, zu gewährleisten. Darüber hinaus sind Lieferanten für die sichere und vorschriftsmäßige Verpackung, den Versand und die Handhabung von Waren, insbesondere von Gefahrstoffen und Lithium-Ionen-Batterien, in Übereinstimmung mit den internationalen Vorschriften (ADR, IATA, IMDG) sowie den geltenden nationalen Regelungen zur Verpackung und Abfallentsorgung verantwortlich. Die Verpackung muss so gestaltet sein, dass möglichst wenig Abfall anfällt und die Wiederverwertung unterstützt wird.

Lieferanten sind aufgefordert, ihre Abfallentsorgungs- und Verpackungspraktiken mit der EU-Abfallrahmenrichtlinie sowie den Grundsätzen der Kreislaufwirtschaft in Einklang zu bringen. Dazu gehören Vorbeugung, Wiederverwendung, Wiederverwertung und Rückgewinnung vor der Entsorgung sowie der schrittweise Verzicht auf Einweg- und nicht wiederverwertbare Materialien, wo immer dies möglich ist.

4.4      Verbot messbarer Umweltbeeinträchtigungen

Lieferanten müssen messbare Umweltbeeinträchtigungen verhindern, einschließlich schädlicher Bodenveränderungen, Wasser- und Luftverschmutzung, schädlicher Emissionen, übermäßigen Wasserverbrauchs, Bodenverschlechterung sowie anderer negativer Auswirkungen auf natürliche Ressourcen, etwa durch Abholzung.

Lieferanten müssen bei entsprechenden Rohstoffen die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Produkte (EUDR) (Verordnung 2023/1115) einhalten, um sicherzustellen, dass die an AUTODOC gelieferten Produkte aus verantwortungsvollen Quellen stammen und den Anforderungen zum Schutz vor Entwaldung entsprechen.

4.5      Schutz der biologischen Vielfalt

Lieferanten müssen nachteilige Auswirkungen auf die biologische Vielfalt vermeiden oder auf ein Minimum reduzieren.

5.1        Allgemeine Verpflichtungen und Einhaltung der Vorschriften

AUTODOC setzt sich für den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden zur Sicherung von Vermögenswerten und Betriebsabläufen sowie die Minimierung von Umweltauswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette ein. Lieferanten müssen einen proaktiven Ansatz für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSSE) im Einklang mit den geltenden internationalen und lokalen Verordnungen verfolgen und die erforderlichen Systeme, Schulungen und Kontrollen einführen, um Schäden für Menschen, Betrieb und Umwelt zu verhindern.

5.2      HSSE-Risikomanagement und Audit

Lieferanten müssen HSSE-Risiken proaktiv bewerten und bei Bedarf mit AUTODOC bei Audits und Inspektionen vor Ort zusammenarbeiten. Identifizierte Risiken müssen durch geeignete Korrekturmaßnahmen adressiert werden. Lieferanten müssen zudem relevante Unterlagen wie Zertifizierungen (z. B. ISO 14001/45001), Risikobewertungen, Sicherheitsdatenblätter, Schulungsnachweise sowie Protokolle über Vorfälle aufbewahren und AUTODOC auf Anfrage zur Verfügung stellen.

5.3      Sicherheit, Betriebskontinuität und Leistung

Lieferanten müssen angemessene Maßnahmen und Kontrollen zur physischen Sicherheit, Cybersicherheit und Betriebskontinuität einführen, um Menschen, Vermögenswerte und Informationen zu schützen. Dazu gehören unter anderem die Überprüfung von Mitarbeitenden, ein sicherer Zugang zu Einrichtungen, Maßnahmen zur Datensicherheit, Protokolle für das Verhalten in Krisensituationen sowie Betriebskontinuitätspläne, um Betriebsunterbrechungen, Diebstahl, Betrug und Sicherheitsverletzungen zu vermeiden.

Bei bestehenden betrieblichen oder umweltbezogenen Risiken behält sich AUTODOC vor, HSSE-bezogene Leistungsbeurteilungen sowie Besuche vor Ort durchzuführen. Lieferanten müssen robuste HSSE-Kontrollen nachweisen und bei festgestellten Mängeln Korrekturmaßnahmen ergreifen.

6.1        First-Party-Lieferanten

Die Anforderungen in diesem Bereich gelten ausschließlich für Lieferanten von AUTODOC-Eigenmarken sowie für Hersteller von Produkten (First-Party-Lieferanten und Eigenmarken-Lieferanten).

Nachhaltige Beschaffung von Rohstoffen: First-Party-Lieferanten müssen die Beschaffung von Mineralien vermeiden, die zu Konflikten oder Menschenrechtsverletzungen beitragen. First-Party-Lieferanten müssen Rohstoffe in einer Weise beschaffen, die lokale Gemeinschaften respektiert und Ökosysteme schützt. Aufgrund der erheblichen Auswirkungen von Rohstofflieferketten auf Umwelt und Menschenrechte müssen First-Party-Lieferanten verstärkte Sorgfaltspflichten anwenden, um die Beschaffung von Materialien entlang ihres gesamten Geschäftsbetriebs zu bewerten und zu überwachen.

Ökodesign von Produkten: First-Party-Lieferanten müssen ihre Produkte in Übereinstimmung mit den Anforderungen und Standards der Erstausrüstung (OE) entwickeln. Zusätzlich zur Einhaltung der OE-Spezifikationen sowie der geltenden gesetzlichen Vorgaben oder internationalen Ökodesign-Normen müssen Lieferanten die Nachhaltigkeit über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg berücksichtigen, einschließlich der Aspekte Energieeffizienz, Materialverbrauch, Haltbarkeit und Wiederverwertbarkeit.

Übereinstimmung mit den branchenspezifischen Verordnungen: First-Party-Lieferanten müssen sich an alle geltenden branchenspezifischen Gesetze, Normen und gesetzlichen Vorschriften halten, die für ihre Produkte und ihren Betrieb relevant sind. Dazu zählen Vorschriften in den Bereichen Technik, Sicherheit, Umwelt- und Verbraucherschutz, die für die jeweiligen Geschäftsaktivitäten maßgeblich sind. Auf Anfrage von AUTODOC müssen Lieferanten die erforderlichen Unterlagen aufbewahren und zur Verfügung stellen, die die Einhaltung der Bestimmungen belegen.

6.2      Drittanbieter

Die Anforderungen in diesem Bereich gelten ausschließlich für Anbieter von Produkten, die nicht unter einer AUTODOC-Eigenmarke vertrieben werden (Drittanbieter).

Verhaltensgrundsätze bei der Vertretung von AUTODOC: Drittanbieter müssen in einer Weise handeln, die mit den Werten und Standards von AUTODOC übereinstimmt, wenn sie AUTODOC vertreten. Dazu gehört auch, dass Kommunikations-, Marketing- und Verkaufsaktivitäten die Marke AUTODOC sowie deren Werte, Verpflichtungen und Erwartungen korrekt widerspiegeln. Drittanbieter dürfen sich nicht auf ein Verhalten einlassen, das den Ruf von AUTODOC schädigen oder die Grundsätze von AUTODOC falsch darstellen könnte.

Verantwortungsvolle Marketingpraktiken: Drittanbieter müssen sicherstellen, dass alle von ihnen gemachten Marketing-, Werbe- und Produktaussagen in Bezug auf die verkauften Produkte transparent und korrekt sind und den geltenden Verbraucherschutzgesetzen entsprechen. Drittanbieter sind verpflichtet, übertriebene oder ungeprüfte Aussagen sowie trügerische Vergleiche zu unterlassen.

Zertifizierungen und Bewertungen durch Dritte: AUTODOC ermutigt Drittverkäufer, vertrauenswürdige Zertifizierungen durch Dritte (z. B. ISO) sowie anerkannte Bewertungsrahmen (z. B. Nachhaltigkeitsbewertungen) zu nutzen, um verantwortungsvolle Geschäftspraktiken nachzuweisen.

6.3      Dienstleister

Die Anforderungen dieses Abschnitts gelten ausschließlich für Dienstleister im Rahmen indirekter Beschaffungspraktiken (Dienstleister).

Qualitätssicherung von Dienstleistungen: Dienstleister müssen sicherstellen, dass die für AUTODOC erbrachten Leistungen den vereinbarten Qualitätsstandards, Lieferfristen und Leistungserwartungen entsprechen sowie mit den vertraglichen Vereinbarungen und den Beschaffungs- und Abrechnungsrichtlinien von AUTODOC im Einklang stehen.

Kontinuierliche Verbesserung: Von Dienstleistern wird erwartet, dass sie wirksame Prozesse zur Überwachung, Bewertung und kontinuierlichen Verbesserung der Qualität, Effizienz und Kosteneffektivität der erbrachten Leistungen unterhalten.

Gesundheit und Sicherheit: Dienstleister, die an AUTODOC-Standorten tätig sind, müssen die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen von AUTODOC einhalten, einschließlich standortspezifischer Sicherheitsvorschriften, Zutrittskontrollverfahren, Notfallanweisungen, Meldepflichten für Vorfälle sowie der Nutzung der vorgeschriebenen persönlichen Schutzausrüstung (PSA). Dienstleister müssen vor dem Zugang zu operativen Bereichen das Gesundheits- und Sicherheits-Onboarding von AUTODOC vollständig absolvieren.

7.1        Risikobasierter Sorgfaltspflicht-Ansatz

Lieferanten müssen interne Verfahren zur Durchführung und Steuerung der Sorgfaltspflichten einrichten, einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Dokumentation relevanter Erkenntnisse sowie der regelmäßigen Überprüfung von Risiken.

Lieferanten müssen Transparenz entlang ihrer gesamten Lieferkette sicherstellen und AUTODOC auf begründete Anfrage relevante Informationen zur Sorgfaltspflicht zur Verfügung stellen. Dazu zählen unter anderem Unterlagen zu ihren Risikobewertungsverfahren, Aufzeichnungen über durchgeführte Sorgfaltspflichtmaßnahmen, Informationen zur Eigentümerstruktur, interne Compliance-Richtlinien, Risikoanalysen, Verfahren zur Lieferantenprüfung sowie sonstige Nachweise, die die Wirksamkeit ihres risikobasierten Sorgfaltspflichtansatzes und die Übereinstimmung mit den Grundsätzen dieses Verhaltenskodexes belegen.

Lieferanten sind verpflichtet, sicherzustellen, dass ihre Lieferanten und Unterauftragnehmer den entsprechenden Kodex einhalten und einer angemessenen Überwachung unterliegen.

7.2      Managementsysteme

Lieferanten müssen Managementsysteme implementieren und aufrechterhalten, die die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherstellen und eine kontinuierliche Verbesserung im Einklang mit diesem Verhaltenskodex unterstützen.

7.3      Dokumentation und Protokollierung

Lieferanten müssen genaue und vollständige Geschäftsunterlagen führen, um die Übereinstimmung mit diesem Verhaltenskodex und allen geltenden gesetzlichen Anforderungen nachzuweisen. Dazu gehört die Erstellung, Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Gesetzen.

7.4      Schulung und Kommunikation

Lieferanten müssen ihren Mitarbeitenden die Grundsätze dieses Verhaltenskodexes und die Erwartungen von AUTODOC wirksam vermitteln und entsprechende Schulungen anbieten.

Lieferanten sind auch dafür verantwortlich, dass die Unterauftragnehmer über die Anforderungen dieses Verhaltenskodexes informiert sind und sich daran orientieren.

7.5      Überwachung, Audits und Bewertung

AUTODOC behält sich das Recht vor, die Übereinstimmung mit diesem Verhaltenskodex durch Audits, Bewertungen und Dokumentationsprüfungen zu überwachen. Lieferanten müssen während dieser Prozesse mit AUTODOC zusammenarbeiten und rechtzeitig Zugang zu den relevanten Unterlagen, Einrichtungen und Mitarbeitenden gewähren.

7.6      Meldung von Verstößen

Lieferanten müssen sicherstellen, dass Personen, die nach Treu und Glauben tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex oder geltende Gesetze melden, vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Alle Meldungen müssen vertraulich behandelt und umgehend und gründlich untersucht werden.

Lieferanten und ihre Mitarbeitenden werden ermutigt, Bedenken auch anonym über die AUTODOC-Whistleblower-Plattform TELL-ME zu melden (https://whistleblowersoftware.com/secure/autodoc_tell-me_platform) oder per E-Mail an tell-me@autodoc.eu. Die Meldungen können sich auf Verstöße gegen gesetzliche Verpflichtungen, unethisches Verhalten oder Verstöße gegen diesen Verhaltensstandard beziehen.

7.7      Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Nach Feststellungen aus Audits, Bewertungen und/oder Dokumentenprüfungen oder bei festgestellten Verstößen müssen Lieferanten geeignete Korrekturmaßnahmen umsetzen, um identifizierte Mängel zu beheben und deren Wiederholung zu verhindern. AUTODOC kooperiert mit Lieferanten, sofern möglich, bei der Umsetzung von Abhilfemaßnahmen und legt dabei Wert auf langfristige Partnerschaften, die auf kontinuierlicher Weiterentwicklung beruhen. AUTODOC behält sich jedoch das Recht vor, die Geschäftsbeziehung bei Nichteinhaltung dieses Verhaltenskodexes jederzeit vorübergehend auszusetzen oder zu beenden. Eine Beendigung der Geschäftsbeziehung wird erst als letztes Mittel in Betracht gezogen, nachdem andere Korrekturmaßnahmen geprüft wurden.